- En distribución alimentaria, un pedido puede ser correcto en producto y cantidad y aun así terminar mal si el precio cambió o el producto se factura según su peso real.
- Los productos de peso variable necesitan gestionar conjuntamente piezas/unidades y peso real. En sistemas especializados, el importe definitivo puede no conocerse hasta que la mercancía se pesa durante la preparación.
- Precio, peso, pedido y ERP deben formar parte del mismo flujo. Si esos datos se actualizan en momentos diferentes, aumenta el riesgo de diferencias entre lo ofrecido al cliente, lo preparado y lo finalmente facturado.
- La automatización debería tratar las discrepancias como excepciones: validar los datos disponibles y derivar los casos ambiguos en lugar de completar automáticamente una operación con información incierta.
Un pedido mal transcrito en una distribuidora de bebidas cuesta un abono. El mismo error en fruta, verdura o pescado cuesta el abono, el producto y, a veces, el cliente.
Esta es la parte del problema de la que casi nadie habla cuando se habla de «errores de pedido»: en fresco, la unidad de pedido es ambigua, el precio caduca cada noche y el producto no se puede reponer. Cada uno de esos tres factores multiplica el coste de la línea mal picada.
El pedido de anoche se pica esta mañana contra otra tarifa
En una distribuidora de fresco la tarifa cambia a diario. El precio que tenía el melocotón cuando el cliente mandó el audio a las diez de la noche no es el que tiene a las seis de la mañana, cuando alguien lo pasa al ERP.
Si el pedido se transcribe a mano, la persona que lo pica elige un precio. A veces el de anoche, a veces el de hoy, casi nunca de forma consistente. Y cuando llega la factura, el cliente compara con lo que él creía haber pedido.
Esto es un error del proceso: un pedido tomado en un momento y valorado en otro.
«Una caja de merluza» no es una cantidad
En bebidas, «seis cajas de agua» es inequívoco. En pescado, «una caja de merluza» puede ser de tres kilos o de cinco, de calibre grande o pequeño, con precio distinto en cada caso. En cárnica, «medio cordero» tiene despiece. En fruta, «un palé de sandías» depende del calibre.
El cliente lo sabe y lo da por supuesto: lo de siempre. Quien transcribe tiene que adivinarlo, y adivina bien la mayoría de las veces. Las que no, son las incidencias del mes.
Un responsable de operaciones de una distribuidora con varios cientos de pedidos diarios nos lo describía como una cadena: incidencias de entrada de pedido, incidencias de preparación, incidencias de reparto. Y todas acaban en el mismo sitio, en la satisfacción del cliente.
Por qué en fresco el abono vale doble
Cuando un pedido de bebidas llega mal, el producto vuelve al almacén y se vende mañana. Cuando llega mal una caja de pescado, no vuelve a ningún sitio.
Así que el error se paga tres veces:
- El abono en la factura.
- El producto, que se pierde.
- El cliente, que ese día se ha quedado sin género para el servicio y ha tenido que llamar a otro proveedor. Y a veces se queda con el otro.
Con un margen neto que en distribución ronda el 1%, cada una de esas líneas pesa.
Cómo se detecta
Mirar las incidencias del mes agrupadas por causa: cuántas son de «precio distinto», cuántas de «cantidad distinta», cuántas de «referencia equivocada». Si la mayoría entra en las dos primeras, el problema no está en el almacén: está en el momento en que el pedido entra al sistema.
Es una hora de trabajo con el histórico de abonos, y cambia la conversación. Deja de ser «la administrativa se equivoca» y pasa a ser «el proceso no puede no equivocarse».
Cómo se resuelve hoy
La forma de eliminar el error de transcripción es eliminar la transcripción. Cuando el pedido entra por WhatsApp o por mail y se interpreta en el momento, se contrasta contra tres cosas antes de proponer nada: el catálogo de ese cliente, la tarifa del día y la unidad de venta que ese cliente usa para esa referencia. Es lo que hace Clara. La persona de administración ve el pedido ya valorado y lo valida; no lo teclea. Y el precio que se aplica es el del momento en que el pedido se interpreta, no el de cuando alguien tuvo tiempo de mirarlo.
Qué no resuelve
Si el cliente pide mal, el pedido llega mal. Y si el almacén prepara una caja por otra, eso es picking, no entrada de pedido. Lo que desaparece es la capa de error que no aporta nada: la de pasar a mano lo que ya estaba escrito.
Si quieres saber cuántas horas y cuántos abonos se lleva hoy la entrada manual en tu operación, el diagnóstico de operación lo calcula con tus datos en cinco preguntas.
Preguntas Frecuentes
Un producto de peso variable es un artículo cuya cantidad física y peso final pueden variar entre unidades, como ocurre habitualmente con carnes, pescados, quesos y determinados productos frescos. La operación puede registrar las piezas solicitadas y posteriormente utilizar el peso real para determinar el importe correspondiente.
El precio final de un producto de peso variable se calcula utilizando el peso real obtenido durante la preparación y el precio aplicable por unidad de peso. Por eso, el importe mostrado al crear inicialmente el pedido puede ser estimado y cambiar cuando se conoce el peso definitivo.
El peso real de un producto debe registrarse en el momento definido por el flujo operativo antes de su facturación definitiva. En un sistema especializado documentado para distribución, por ejemplo, el pedido se crea primero y el peso se incorpora después de preparar la mercancía y antes de facturarla.